驻外办事处合同管理规定

驻外办事处合同管理规定<br />　　　．目的<br />　　加强销售分公司驻外办事处合同的签订、保管、存档等<br />管理工作，减少失误，提高公司经济效益，保障公司经营工<br />作的健康发展。<br />　　．适用范围<br />　　销售分公司驻外办事处<br />　　．执行<br />　　销售分公司驻外办事处人员<br />　　．职责<br />　　销售分公司驻外办事处的销售合同由业务员签订，驻外<br />办事处经理审核，销售分公司经理批准。<br />　　．制度<br />　　销售分公司驻外办事处在签订销售合同前，必须认真了<br />解对方当事人的情况，主要包括：对方当事人主体资格、经<br />营权限、履约能力、资信情况以及对方签约人的签约权限等。<br />做到既要考虑我方的经济利益，又要考虑对方的履约条件和<br />能力，确保所签合同有效、有利。<br />　　营销人员应加强学习《合同法》、《民法通则》等。签订<br />销售合同，必须严格遵守国家的法律、法规、政策及其它有<br />关规定。签订合同时，必须以维护公司的合法权益和提高经<br /> <br />济效益为宗旨，严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。<br />因合同签订的不明、不实、不公，造成我方经济损失的，应<br />按其过失或故意所造成的损害后果，承担相应的行政责任，<br />经济赔偿责任甚至法律责任。<br />　　销售合同在正式签订前，必须按规定执行公司的合同管<br />理办法、程序与权限，以各种方式（书面、电话、传真、电<br />子邮件等）上报审查，经销售分公司经理批准后，方能正式<br />签订。对合同所涉及的信息费、佣金、回扣等费用的支付，<br />必须执行公司的《财务管理办法》。<br />　　销售合同的签订一定要做到合法性、严密性和可行性。<br />签订合同的营销人员作为合同的履约责任人，对合同的履行、<br />款项的回收承担责任，负责到底。责任人必须完整地收集合<br />同执行过程中产生的全部书面凭证，并妥善保管。<br />　　如合同履约过程中出现困难或问题，需要变更、补充或<br />解除的，一律采用书面形式（包括当事人双方往来的函电<br />等），执行合同签订的审批程序，获得批准后，方可执行。<br />　　如合同履行过程中，出现纠纷的，经双方协商达成一致<br />意见的，签订书面协议，由双方签字并加盖法人公章或合同<br />专用章。经协商仍无法解决的，由公司指派专人负责提交仲<br />裁机构或人民法院依法处理。<br />　　经济合同专用章应严格按授权范围使用，不准滥用、代<br />用或借用，严禁在空白合同文本上盖章。经济合同专用章应<br /> <br />由专人妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废和向公安<br />机关报案外，还要追究有关责任人的经济责任和行政责任。<br />　　综合管理部按业务部门分别建立合同档案和用户客户<br />档案。每一份合同有一个公司统一的编号。合同档案包括合<br />同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、变更、补充、<br />解除合同的协议（包括文本、函电）等，均应妥善保管，如<br />有丢失，公司将追究有关人员责任。用户客户档案要包括名<br />称、地址、联系人、联系电话及用户的自然情况等。<br />　　管理<br />　　综合管理部按业务部门分别建立合同档案，由分公司统<br />一编号，档案内容包括：<br />　　合同正本、副本、附件。<br />　　文本签收记录。<br />　　变更、补充、解除合同的协议。<br />　　综合管理部驻外办事处应按用户客户建立用户档案，内<br />容包括。<br />　　用户名称、地址、联系人、通讯方式。<br />　　用户自然情况。<br />　　我公司提供产品备件、日期、安装使用情况、售前、售<br />中、售后情况。<br />　　履行合同情况<br />　　质量技术问题处理情况（表格）<br /> <br />　　综合管理部按产品备件建立管理台帐一式二份，一份于<br />次月日前上报财务部，一份销售分公司保管备查，内容包括：<br />　　合同号<br />　　合同标的<br />　　签约日期，结算日期，经办人。<br />　　用户名称<br />　　产品备件名称，数量明细<br />　　合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有<br />关人员应保守合同秘密，严禁有意或无意向外界泄露合同信<br />息。合同档案和台帐应严格保密，未经允许，无关人员不得<br />查阅。<br />　　公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约<br />率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录情况等纳<br />入公司对营销人员和驻外办事处的工作业绩考核范围。任何<br />人私自转让合同，一经发现，公司对有关责任人给予开除处<br />理，并追究其法律责任。<br />　　本规定发布之日起执行。<br />　　<br />