会计档案管理制度

大连铁龙实业股份有限公司会计档案管理制度第一章总则第一条为规范公司的会计档案管理，保证公司各级会计档案的完整、安全，特制定此规定。第二条会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务会计报告等会计核算专业资料，具体包括：1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。2、会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐，其他会计帐簿。3、财务会计报告等：月份快报，季度、年度财务会计报告，包括会计报表主表、附表、会计报表附注及财务情况说明书，其他财务报告。4、其他类：会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业资料。5、集团公司及其所属子公司除了收集本单位的财务报告外，还应收集所属单位的年度、季度财务会计报告，但保管期限应有所不同。6、保管期限为3年以下的会计档案，不向档案部门移交，由各级财务部门自行保管、销毁。会计软件一经鉴定并正式投入运行，系统建设过程中发生的全部技术资料以及软件交接签认单视同会计档案。第二章会计档案的归档第三条各单位每年形成的会计档案，应由财务部门指定专人按照归档要求，负责整理立卷或装订成册，编制会计档案保管清册。第四条会计档案整理立卷的工作程序是：1、将每个年度的会计凭证、会计帐簿、财务会计报告等会计资料收集齐全。2、按照会计档案资料归档的不同年限，组合成案卷。3、装订案卷：装订会计资料要注意质量，毛边齐订，整齐，牢固、美观、不掉页、不倒置、不压字，便于翻阅。4、拟写案卷标题，应与案卷内容一致，并根据卷内内容填写目录。5、n填写案卷封面，注明单位名称、年度、季度、月份、档案种类，起仡号码等，由装订人在装订线封签处签名或盖章。会计报表的封面除注明以上内容外，还应注明主管部门，规定报送日期，送出日期等。1、装订后的会计档案应建立会计档案登记簿。第三章会计档案的报告和移交第二条各单位对会计档案、必须专人管理，专门箱柜存放，存放有序，查找方便。第三条严格执行安全和保密制度，不随便堆放，严防毁损、散失和泄密。对磁介质档案应建立保管措施，并健全管理制度。第四条各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。当年会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务部门保管一年，期满之后，原则上应由财务部门编制清册移交本单位档案部门保管，一般要求在每年六月底前交接完毕。各种会计档案的最低保管期限见附表。第五条单位因撤消、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。第六条单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交集团办公室档案管理代管，各方可查阅复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。第七条单位合并后原个单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。第八条单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。第九条移交会计档案单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、其止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。n第四章会计档案的使用第一条本单位人员调阅会计档案，要经财务经理同意；第二条外单位人员调阅会计档案，要有正式介绍信，经财务经理批准后，详细登记调阅的档案名称，调阅日期，调阅人员的姓名和工作单位、调阅理由、归还日期等。调阅人员不得将会计档案携带外出，如有特殊需要，需经财务部门负责人（会计主管人员）批准。第三条调阅已移交集团公司档案管理部门的财务档案，必须经集团公司财务部经理批准。第四条查阅或者复制会计档案的人员，严禁在档案上作任何记录、符号或标记，更不准涂画、拆封和抽换会计档案。第五章会计档案的销毁第五条会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，经确认无误后，编制会计档案销毁清册，经单位负责人审查批准后销毁。第六条对于保管期满，需要销毁，但其中有未了结的债权债务原始凭证及其他涉及未了事项的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到具体事项终止时再行销毁。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。第七条各单位按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务会计部门共同派员监销。第八条监销人员在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁后在销毁清册上签名或盖章，并将销毁情况书面报告本单位负责人。销毁清册的内容包括会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。n第六章附则第一条本制度由财务负责修改和解释。第二条本制度自颁布之日起实施。