XX公司行政费用管理工作事项培训

XX公司行政费用管理工作事项培训行政费用管理知识准备行政费用构成行政费用一般包括差旅费、办公用品费、水电费、取暖费、邮电费、行政设备维修费等项目。行政费用管理应注意一下3点。应用好管理业务费。行政经费在公司费用中所占的比例发，伸缩性也较强，审核行政经费时应请有关领导把关，并依靠各业务部门具体掌握。有条件的企业还可以制定合理的定额，进行定额管理。对于大项行政费用，应实行专款专用，以保证这项业务工作正常进行。明晰各类账目，实施专项管理。业务费涉及面较广，各类专门经费的使用所需资金都集中在一块，因此必须分清明细账目，专款专用。（1）专人负责，监督使用。业务费的使用与管理还必须由财务部门专人负责，并有一定的监督机构与机制，合理地使用业务费。（2）增收节支，发挥最大效能。业务费的使用，要本着节约的原则，拓展新的渠道及开展新的业务时，都应从发挥最大效能的角度出发来考虑问题。3.勤俭节约，认真做好节支工作。对公务会议费、业务费等专项开支，要从严控制，做到量入为出，精打细算，绝不浪费。（二）行政费用管理内容1.编制费用预算，报请企业领导批准，形成正式预算。2.申领行政费用 部门在申请领取经费时，应根据所批准的经费年度预算，编制年度分季用款计划，报呈上级领导。3.拨付行政费用上级领导一般根据各部门的季度用款计划和上月会计报表，并结合各部门的业务和资金结存情况给予拨款，并按月拨付，但不许办理超预算计划的拨款。4.行政费用账目管理领取拨款后，应按资金的性质分别设立“经费存款”和“其他存款”账目。其中“经费存款”是办理预算资金结算的账目，“其他存款”是办理预算外资金结算的账目。二、行政费用管理模版（一）行政费用报销规定模版行政费用报销规定行政费用种类办公用品及低值易耗品采购费。车辆使用费用。交通补贴费。应酬招待费。其他。办公用品及低值易耗品采购费报销规定行政部根据计划统一采购、验收、入库，根据发票、入库单报销采购费用。 各部门急需或特殊的办公用品，经批准，可自行购买。审批权限划分如下:单价在50元一下，或总价在200元以下，行政部经理批准；单价在50元以上，或总价在200元以上，由分管副总批准。购买后，提交发票、实物以备核实；行政部负责查验入库单并办理入账报销手续。原则上不报销办公用品之装卸费用。车辆使用报销规定车辆使用费的种类车辆使用费包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费以及驾驶员补贴等。行政部在分析车辆维护、用车、油耗等情况的基础上，制订当月车辆费用开支计划。油耗报销需由驾驶员在发票背面注明行车起始点和路程，由行政部根据里程表、油耗标准、加油时间及数量、用车记录复核，经行政部长签字验核。路桥费、洗车费由驾驶员每月汇总报销一次，由行政部根据派车记录复核，经行政部经理签字验核。车辆维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单，由行政部根据车辆维修情况进行复核，经行政部经理签字验核。驾驶员行车补助按加班标准计算，每月在工资中列支发放。交通费报销规定交通补贴 交通补贴具体标准见“公司补助管理法”。交通补贴在员工工资中发放。员工外勤不能按时返回就餐着可给予误餐补贴，标准为每人每餐12元。员工外勤每天交通费标准为20元，经批准可乘坐出租车并报销。凡公司派车和未经批准乘坐出租车者，均不予以报销外勤交通费。应酬招待费报销规定根据“公司对外接待办法”等文件中规定的接待标准接待。应酬招待应事先提出申请并经批准后方可实施。原则上不允许“先斩后奏”，因特殊原因无法事先申请的，事后须及时报告有关领导。应酬招待活动一般在企业确定的定点酒店、宾馆进行。一般在签单卡签字后按月结算，不得擅自在他处招待或用现金结算。对外宣传费用控制对外宣传活动，不仅要考虑其效果，而且要核算其成本，力成本求与效益的统一。一般情况下，对外宣传活动所需的费用支出包括以下5个方面。活动费用，包括制作费、摄影费。人工费用，包括支付给记者的公关费。日常费用，包括差旅费、住宿费、编辑费、会议费、资料费、通信费、交际费、杂费。印刷费。捐款。 接待费用管理细则模版接待费用管理细则总则使用范围。本公司有关客户、供应商、融资方以及其他外部关系的交际费、接待费和招待费（以下简“接待费”）的开支均按本细则进行管理。接待费的申请、批准、记账、结算等，一律按本细则规定的手续办理。凡不按本细则办理者，任何对外接待与交际的开支费用，本公司一概不负责。本公司所有员工接待费用的报销一律按本细则执行，不得擅自或任意动用接待和交际费用开支。但是，本细则允许业务接待人员委托代理人办理必要的手续。接待费用管理本细则所指接待费，包括一下所列各项费用开支项目。会议费；研讨费；招待费；交际费；典礼费；捐赠。 必须注意接待费支出项目与接待用途及目的的一致性。公司的营业、采购、融资以及其他经营，有其客观的目的性，任何接待上的开支不得背离经营上的目的与要求。接待费用开支，必须本着“最小支出、最大成果”的原则，充分考虑和认清每一次接待的目的和接待的方法，合理接待，有效使用经费开支。各级主管领导，必须充分审核每一次接待的任务与方式，给予接待任务的承担者适当的指示。每个部门都必须分别进行接待费用的预算，并在预算范围内进行开支。接待次数原则上每人每月不得超过X次，但是，XX元以下的开支不在其列。应尽量避免同样内容与对象的接待。对重要的客户要设立接待卡，详细记载其嗜好、兴趣与特点等。有关接待卡的填写与保管方案，另行规定。接待负责人根据具体情况确定接待方式，并填写公司规定的“接待申请及报告书”，向主管领导正式提出申请，主管允许后加盖印章，送交行政部经理。行政部经理对申请表内容进行审核，批准后加盖印章。行政部经理的审批权限为一次XXX元，超过审批权限的，必须上报总经理批准。接待费由行政部直接支付给申请部门及申请人。行政部依据申请内容以及相应的接待档次与场所，支付一定的费用。申请部门在规定的时间内，将收据和发票凭证，连同申请书一起送回行政部进行结算。在接待工作结束后15日内，必须到行政部结算，如果没有收据或开支凭证，一切费用由申请人承担。第三章附则本细则由行政部在参考其他部门意见的基础上制定。 本细则由XXXX年XX月XX日起实施。行政费用预算工作流程制订预算计划汇总计划完成情况执行调整预算计划　主管副总审核季度、月度计划行政部征求其他部门的意见并完善季度、月度预算计划行政部根据获准的年度行政预算计划编制季度、月度计划主管副总和公司总经理对预算计划进行审核、审批。财务部和其他部门针对预算计划提出意见和建议。行政部根据上年度行政费用情况编制年度行政费用预算计划开始　财务部根据获准的调整方案追加拨款主管副总和总经理审核、审批行政部预算调整方案行政部根据实际情况提出预算经费调整方案财务部按照年、季、月度计划使用经费财务部根据审核通过的季度、月度计划拨发行政经费　结束行政部定期提交行政部经费使用情况报告，并进行资料汇总归档财务部定期对行政部经费的使用情况进行审查　 二、行政费用使用工作流程行政费用使用情况考核行政费用使用优化行政费用的使用　财务部审核财务台帐行政部编制行政费用统计台帐行政部根据预算对各部门行政费用予以报销或发放行政物资各部门提出费用报销申请或物资发放申请各部门发生行政费用行政部根据预算计划确定各项花费额开始　主管副总和总经理审核、审批绩效考核情况人力资源部汇总上报审核结果人力资源对行政经费使用情况进行审核　结束行政部汇总费用控制资料并及时归档行政部根据考核结果优化行政费用控制程序　 办公费用管理13.1办公费用管理流程流程名称办公费用预算流程编号　任务概要办公费用预算管理执行单位行政部单位总经理行政经理行政人员财务部工作程序审批审批　审核审核　确定月度用款计划结束开始设立用款项目表并存档申请拨款编制月度用款计划形成正式年度预算编制年度预算计划　拨款配合配合　 相关制度办公费用预算制度13.1.2办公费用控制流程流程名称办公费用控制流程编号　 任务概要办公费用开支、报销管理执行单位行政部单位总经理行政经理财务部行政人员各职能部门工作程序审批　审批　给予报销审核凭证按批示意见借款　结束开始报销费用办公费用台帐存档备查编制办公费用统计台帐购买并发放办公物品使用办公费用按阶段预算指标审核分解办公费用目标执行年度办公费用预算计划　编制部门费用台帐使用办公物品申请使用办公费用各部门确认办公费用目标　 相关制度　13.2办公费用管理制度13.2.1办公费用预算制度以下是xx公司的办公费用预算制度，供读者参考。总则为了规范公司的办公预算行为，减少办公费用的成本浪费，特制定本制度。本制度适用于公司进行办公预算的所有事项。 本制度中的办公费用是指公司在日常经营过程中，统一支付或由部门及个人支付但由公司承担的涉及公司正常办公的相关费用。公司办公费用预算体系分为公司整体办公预算、部门办公预算及临时办公预算三部分。办公费用预算的制定公司整体办公预算与临时办公预算由行政部负责制定，部门办公预算由各部门负责人制定。各办公费用预算制定部门所制定的办公费用预算分为年度办公费用预算与月度办公费用预算，其表现形式分为电子版与书面版两种，书面版应有部门负责人的签名。年度办公费用预算（包括书面版与电子版）应在每年12月25日前交到行政部，月度办公费用预算（包括书面版与电子版）应于每月25日前交到行政部。制定的办公费用预算中的项目应与实际发生的费用种类或报销单据名称保持一致，便于审核及校对。临时办公费用预算中的项目应尽量符合实际可能发生的费用种类，其总额不能超过上半年或上月预算的5%，否则由预算制定人做出合理的书面解释。公司整体办公费用预算应明确各部门的预算金额，各部门的办公费用预算应明确部门每个成员的预算金额，临时办公预算应明确每个事项的花费金额。办公费用预算办公费用预算由行政经理审核后转呈总经理审批。 行政经理应仔细审核各部门办公费用的合理性，以各部门办公费用预算的历史数据为依据，若发现差距过大，则将部门预算表退回相关部门重新制定或由部门负责人做出合理的书面解释。各部门修改预算的时间不得超过两个工作日，预算的总审批应在每年12月29日或每月的29日前完成。经过总经理审批后所形成的正式办公费用预算表由财务部门保存原件，行政部门保存复印件。办公预算的执行各部门所使用的所有办公费用应严格按照办公费用预算执行，否则财务部拒绝拨款。各部门使用办公费用是，可向行政部提出申请，行政部负责统筹并向财务部提交用款申请，财务部在核对申请用款项目与办公费用预算后，对在办公费用预算中的项目给予拨款。行政部应设立用款项目的实际支出表并存档备查。附则本制度由总经理办公室负责制定，其解释权与修改权归总经理办公室所有。本制度自总经理办公会审批后实施。13.2.2办公费用控制制度以下是xx公司的办公费用预算制度，供读者参考。 总则为了规范公司办公费用的使用，杜绝办公费用的舞弊、超支，特制定本制度。本制度适用于办公费用支出的所有相关事项。第2章预算内与预算外办公费用的拨付经过批准的办公费用预算，行政部应于每月6日以前书面形式通知相关部门，由各相关部门确定办公费用的使用目标。各部门使用办公费用时，应向行政部提出申请，由行政部根据相应的预算指标进行审核，审核后交行政部经理审批。财务部对审批后的用款申请单进行借款时，应核对其用款项目是否在各部门的费用预算内，若超出预算可拒绝借款，将用款申请单退回行政部。用款申请超出预算的，须经总经理审批。对超出预算的费用，使用部门应提供相关的报告，包括事项、花费的金额、花费的合理性等内容。财务部根据总经理的批示进行借款并做详细记录。第3章办公费用的报销与记录存档第9条行政部在报销办公费用时，应提供相应的凭证，否则财务部可拒绝报销，其相差额度由当事人负责财务部负责审核相应的报销凭证，经审核无误后给予报销。各部门应编制部门办公费用台帐，并于每月25日前由部门负责人签字后转交行政部，由行政部审核并编制综合办公费用使用台帐。部门与行政部的办公费用台帐要存档，由财务部定期检查。 第4章附则第13条本制度由总经理办公室负责制定，其解释权与修改权归总经理办公室所有。第14条本制度自总经理办公会审批后实施。