会计电算化管理制度（最终版）

伟诚实业（深圳）有限公司会计电算化管理制度（最终版）北大纵横管理咨询公司二零零三年十二月n目录第一章总则1第二章会计电算化系统岗位责任规范2第三章会计电算化系统操作管理规范5第四章会计电算化系统软、硬件管理制度10第五章会计电算化系统会计档案管理制度12n第一章总则第一条为规范伟诚实业（深圳）有限公司会计电算化管理，根据《中华人民共和国会计法》和《会计电算化管理办法》的规定，特制定本制度。第二条本制度包括会计电算化岗位责任规范、会计电算化系统操作管理规范、会计电算化系统软硬件管理、会计电算化档案管理等。第三条本制度由计划财务部制定并负责解释及修改。n会计电算化系统岗位责任规范第一条会计电算化系统人员分工公司应在基本会计核算岗位分工的基础上进行电算化岗位的分工，并建立电算化岗位责任制。基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。会计电算化系统由系统管理员、会计电算化操作员、审核员、会计主管和出纳员组成。系统管理员不得兼任出纳员工作。第二条会计电算化系统人员岗位职责（一）系统管理员：1．负责会计电算化系统的日常管理工作，监督并保证系统的正常运行，做到合法、安全、可靠、可审计的要求。在系统发生故障时，应及时到场，并组织有关人员尽快恢复正常运行。2．定期检查软、硬设备的运行情况；负责系统运行中软、硬件故障的消除工作；负责系统的安装和调试工作；按规定的程序实施软件的完整性、适应性和正确性的维护。3．协调本系统各类人员之间的工作关系。4．检查会计凭证的预处理工作，确保各类输入数据符合系统的要求。5．负责计算机输出账表、凭证数据的正确性和及时性检查工作。6．负责本系统各有关资源（包括硬件设备、软件、数据及文档资料等）的调用、修改和更新的审批手续。7．负责本系统运行的安全性、正确性、及时性检查工作。8．做好本系统操作运行情况的总结工作，并提出更新软件或修改软件的需求报告。（二）会计电算化操作员：由负责会计核算工作的会计人员担任。主要职责：n1．负责本系统的数据登录、数据备份和输出账表的打印工作。严格按照输入凭证做好数据输入操作，输入完毕进行自检核对工作，核对无误后交审核员复核；在输入操作中，如发现输入凭证有疑问或错误时，应及时向系统管理员反映，不得擅自作废或修改；发现输入数据与凭证不符时，应按凭证数据予以修正。2．严格按照系统操作说明进行操作。3．当天的日记账数据，做到当天登录。登录后即打印出当天的账表，做到当日账当日清。日记账输入应做好日清，在月末应将核对无误的明细账和科目汇总表打印输出。4．月末打印系统所有的明细账、总分类账、会计报表和自动转账凭证。5．每次操作完毕，应及时做好各类备份数据和存档数据。6．注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，备份数据应妥善保管。7．系统操作过程中发现故障，应及时向系统管理员报告，并做好故障记录和上机记录等事项。（二）审核员：由不是输入凭证的另一人负责。主要职责：1．负责凭证数据的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性。2．负责输出数据正确性的审核工作。3．对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证，退还各有关人员更正、补齐后，再行审核。4．对于不符合要求的凭证和不正确的输出账表数据不予确认。（三）会计档案管理员1．负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类账表、凭证、资料的备份和存档保管工作。2．做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作，不得擅自出借。3．按规定期限，向各类有关人员催交备份数据及存档数据。n（一）会计主管和出纳员的职责与手工方式下的职责一样，区别在于必须对会计电算化比较了解，并充分利用会计电算化提供的各种会计资料。n会计电算化系统操作管理规范第一条系统使用管理１.为保证会计电算化系统的安全可靠运行，必须对系统的操作使用做出严格的控制。２.在会计电算化系统投入运行前由系统管理员确定本电算化系统的合法有权使用人员及其操作权限,并报财务总监审核批准后在系统内授予其使用权。运行中需要增减使用人员，按同样手续办理。对于制单人员，给予查询权、录入修改权、打印权，对出纳员给予账务查询权、银行及对账权和出纳权（审核权），以便出纳模块和日常账务模块相互核对和日常收付凭证进行出纳，对于审核员，应给予审核权。３.对各使用人员明确划分使用操作权限，形成适当的分工牵制，健全内部控制制度。４.本会计电算化系统原则上专机专用，谢绝无关人员使用机器做其他工作。５.任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。６.出纳人员不允许进行系统性的操作。７.操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作，负责数据的输入、运算、记账和打印有关账表。８.存档数据、软盘、账表和文档资料等由系统管理员按规定指派专人统一复制、核对和保管。９.系统管理员必须做好日常检查监督工作，发现不规范使用应及时制止,并采取措施避免同样情况再次发生。第二条上机操作规程1．操作人员必须是合法有权使用人员，经过培训合格并经系统管理员正式认可后，才能上机操作。n1．软件操作人员必须以真实姓名登记，并严格按所分配权限进行操作，任何人不得越权或以他人名字进行操作。2．系统管理员应能检查核实上机操作记录。3．操作人员的操作密码应注意保密，不能随意泄露。4．操作人员应严格按照凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据，应保证输入的数据与凭证数据的一致性。如发现差错，应在输入前及时反映给系统管理员。已输入计算机的数据，在记账前发现差错，可按凭证进行修改，如在记账后发现差错，必须另作凭证，以红字冲销纠正，输入机内，任何人不能随意修改账目。5．每次上机工作完毕后都要作好工作备份，以防发生意外事故，备份的数据软盘，应由财务处保管，下次上机备份要与机内数据复核无误后方可开始运行。6．在系统运行过程中，操作人员如要离开工作现场，必须在离开前退出系统，以防止其他人员越权操作。7．任何人如有伪造，非法涂改变更，故意毁坏命令程序、数据文件、账册、软盘等行为，依照《会计法》，将受到行政处分，情节严重的要追究法律责任。第一条账务处理程序（一）账务系统初始化：在初次建立会计电算化系统时，需要进行系统初始化工作，在会计主管（目前指计划财务部经理）授权下进行设置会计科目、账本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。（二）账务系统更改：系统正常运行期间，任何对账务系统的修改变动，必须得到计划财务部经理的批准。（三）日常账务处理：（1）凭证处理：记账n凭证要严格按照国家财会制度规定编制，对不真实、不合理的原始数据、凭证不予受理，对记载不确切、不完整的原始数据和凭证应予以退还，并要求更改和补充。为适应会计电算化系统的正常运行，编制记账凭证还必须做到：Ａ、机制记账凭证的编制：机制记账凭证是指各子系统输入原始凭证（如销售原始发票和银行收款凭单）由计算机，按有关规定编制并打印的记账凭证。机制记账凭证直接通过机内程序转到账务处理系统进行记账、编报表等业务处理。机制记账凭证编制前，要认真审核原始凭证的合法性、正确性，输入计算机及打印出的记账凭证必须做到科目使用正确，数字准确无误。Ｂ、手工记账凭证的编制：手工编制记账凭证是指会计人员根据原始凭证采用手工办法编制的记账凭证。手编记账凭证需通过账务处理系统用键盘输入。手工编制记账凭证包括：现金收付款凭证，部分银行收付款凭证和部分转账凭证。手工编制的记账凭证必须做到：1．原始凭证必须是合法凭证。2．经济业务内容、摘要应规范化，措词要确切，其中标准摘要按规范填写正确。3．账户使用正确。4．借贷方金额相等。5．原始凭证同记账凭证金额一致。6．转账凭证必须填写清楚借方和贷方科目代码。7．会计分录的摘要内容必须唯一，即：一种摘要内容，只能对应一个最细的明细科目，据此确定其隶属于那一个一级、二级、三级科目。8．要求摘要内容简洁、扼要，用尽量少的字表达出该笔业务的内容。9．n凡能归入标准摘要的业务内容，应尽量的使用标准摘要。对于新的业务内容可按上述原则编写新的标准摘要，并注明所对应的科目名称及科目代码。C、现金日记账和银行日记账可以由机器直接登记，出纳人员不登记账簿。为工作方便，出纳人员可以自设备查辅助账。（2）记账凭证的审核与保管Ａ、记账凭证必须经凭证审核员严格审核无误后方可进行登账处理。Ｂ、操作员每输入一张凭证，结束前要自审一次无误后再按结束键。C、已输入的凭证应在输入操作完毕装订成册后，交会计档案资料保管员存档保管。D、同一张凭证，制单和复核不能是同一个人。（3）账表打印和结账Ａ、现金、银行存款日记账需要每天打印，并应与出纳库存现金核对无误。Ｂ、银行余额调节表每月打印一次。Ｃ、科目汇总表、总分类账和各种明细分类账每月打印一次。Ｄ、在结账前按有关规定做好当月各类账务数据和报表的备份工作。Ｅ、月底，以上工作正确完成后，由系统管理员进行结账，系统自动生成下月期初余额。Ｆ、每年年末必须将全部账簿打印输出，装订成册，作为会计档案保存。（4）会计报表Ａ、公司应根据账簿数据准确编制或由计算机自动生成会计报表。账表之间的数据必须衔接一致。Ｂ、会计报表、计算表、分析表，按各核算子系统及管理要求和时间打印输出，经有关财会负责人审核无误后签字盖章方可生效。Ｃ、公司上报会计主管部门的会计报表格式与要求，按会计主管部门的统一设计和布置。nＤ、单位必须以软盘和书面形式上报报表，软盘和书面报表的数据必须一致，书面报表必须由机器打印并按规定由有关人员签字盖章。n会计电算化系统软、硬件管理制度第一条系统管理制度1．财务用计算机应做到专机专用，最好不要做其它工作。2．除被允许操作财务软件的人员和系统管理员外，其他人未经允许不得用机。3．每次用计算机必须使用不间断电源(UPS)，以避免意外断电造成核算数据丢失影响系统运行。4．定期对系统进行病毒检查。5．坚决禁止在计算机上玩游戏，以防止计算机感染病毒。6．有上、下级单位送来的数据盘，在使用前，必须做好查病毒工作。7．计算机发生故障应及时维护。如果没有能力维修，应及时与销售计算机的单位取得联系。8．财务软件运行中发生错误时，应及时排除，如无法处理，应及时与财务软件销售单位取得联系以便及时解决问题。9．每月对计算机场地的安全进行检查，包括：电源、消防、报警、防鼠、防电磁波、防雷击、防静电等设备和措施，及时消除隐患。第二条系统维护为保障电算化系统的正常运行，需要进行经常性的系统维护，其任务主要包括：１、对系统硬件设备的日常检查和维护，以保证系统的正常运行。２、在系统发生故障和出现异常时，排除和恢复运行。３、在系统扩充时，负责安装、调试，直至运行正常。４、在系统环境发生变化时，随时做好适应性的维护工作。５、系统中的会计数据需要每天进行备份。６、对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作，要经过一定的审批手续；在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由系统维护人员n进行监督。第一条系统硬件维护１、一般情况下每周应全面检查一次计算机硬件系统，并做好检查记录。２、在系统运行过程中，出现硬件故障，及时进行故障分析，并做好检查维修记录。３、在设备更新、扩充、修复后，由系统管理员与维护员共同研究决定，并由系统维护人员实施安装和调试。n会计电算化系统会计档案管理制度第一条单位的会计档案包括贮存在磁盘(软盘和硬盘)上的会计文件和会计凭证、会计账簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。第二条数据资料管理与保密机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、账册、报表，应按有关财会制度使用、保管。１、现金记账凭证及日记账的输出及保管。现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记账凭证一律由会计人员输入计算机并经审核后打印出现金日记账页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在账页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记账顺序装订成册，加盖封印妥为保管。２、银行记账凭证、账册的输出与保管。银行记账凭证分机制凭证和手编记账凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日记账，以保证银行出纳当日业务当日清。银行账页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记账顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。现金、银行记账凭证可采取汇总的方式，装订成册，妥为保管。３、转账凭证的输入、输出与保管有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并装订成册，妥为保管。４、科目汇总表、账簿打印时间。(1)现金、银行日记账每天打印。(2)银行余额调整表每月打印一次。n(1)总分类账和各种明细分类账每月打印一次。(2)现金、银行存款、转账记账凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记账凭证一起装订。(3)会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。5．其他由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的账页上签字盖章，财务主管（目前指计划财务部经理）签字盖章认可。第一条数据备份管理１、由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。２、在日常工作中，准备三套软盘循环使用，隔日进行备份,以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。３、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。４、机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。第二条会计档案管理１、会计档案存档手续：打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管（目前指计划财务部经理）的签章才能存档保管。２、为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。３、由打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。４、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件，和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。５、各类会计档案的出借，均必须经过会计主管（目前指计划财务部经理）n审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。１、必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。