2020年招标资料及合同纸质文档管理办法

招标资料及合同纸质文档管理办法 <br />目 录 <br />第一章 总 <br />则 ........................................................ <br />....... 1 <br />第一条 目 <br />的 ........................................................ <br />....... 2 <br />第二条 原 <br />则 ........................................................ <br />....... 2 <br />第三条 适用范 <br />围 ........................................................ <br />... 2 <br />第四条 职责范 <br />围 ........................................................ <br />... 2 <br />第二章 资料组成及管 <br />理 ..................................................... 2 <br />第五条 招标资料的组成及管 <br />理 ............................................... 2 <br />第六条 合同纸质文档分类及管 <br />理 ............................................. 2 <br />第七条 招标资料与合同纸质文档管理的其他规 <br />定 ............................... 3 <br />第三章 附 <br />则 ........................................................ <br />....... 3 <br />第一章 总则 <br />第一条 目的 <br />为了规范招标资料和合同纸质文档管理，统一招标投标过程中档 <br />案资料的收集、分类、存档、查阅、保密及作废等方面的管理，提高 <br />工作效率，特制定本办法。 <br />第二条 原则 <br /> 1.1. 真实性：档案资料必须真实、 准确地记载招标管理过程中形 <br />成的内容； <br /> 1.2. 完整性 : 档案资料招标管理过程中形成完整的具有保存价 <br />值的文字、数字、图表、 <br />电子光盘等各种文件资料。 <br />第三条 适用范围 <br />适用于集团公司各开发项目。非开发项目可参照执行。 <br />第四条 职责范围 <br /> 4.1. 集团造价采购中心负责本管理办法的制订、修改、解释、指 <br />导及监督检查。 <br /> 4.2. 集团下属各公司的造价采购部、 项目部、工程部等部门及相 <br />关人员负责本管理办法 <br />的贯彻执行。 <br /> 4.3. 集团下属各公司可以根据实际情况制定管理细则， 但是管理 <br />细则不得与本管理办法 <br />冲突。 <br />第二章 资料组成及管理 <br />第五条 招标备案资料的组成及管理 <br /> 5.1. 资料组成：招标定案、开标结果统计表、招标答疑纪要 ( 澄 <br />清文件 ) 、投标单位报价 <br />书、图纸会审记录或图纸审查结论、图纸变更资料、限价、相关 <br />承诺书等（详见附件一）。 <br /> 5.2. 资料管理： 招标经办人及时收集、、保存依照有关法定程 <br />序备案招标投标过 <br />程中产生的各种文件资料，并应当在签订合同之日起七日内，将 <br />收集齐全的归档招投标资料交资料管理人员。 经办人发生变化时， 应 <br />当做好交接工作。 <br /> 5.2.1. 招标资料及合同纸质文档应当专人管理， 大区造价采购部 <br />设兼职资料管理人员。 <br /> 5.2.2. 资料管理人员在收到归档的完整资料后， 应及时作好分类 <br />登记( 详见附件二），并 <br />认真做好归档和集中管理工作。 <br />第六条 合同纸质文档分类及管理 <br /> 6.1. 合同纸质文档分类：设计、勘察、监理、造价咨询、基础、 <br />土建、安装、装饰、材 <br />料设备、设备购买及安装、园林景观、临时设施、其它。 <br /> 6.2. 合同纸质文档管理： 存档所有的合同相关资料原件 （合同审 <br />批表（ OA）、合同、补充 <br />协议等），并将相关数据录入合同台账，以便快速复查（详见附 <br />件三）。各大区开发公司于每月 25 日前将合同台账上传造价采购中 <br />心和督察中心。 <br />第七条 招标资料与合同纸质文档管理的其他规定 <br /> 7.1. 归档与立卷 <br /> 7.1.1. 资料管理员将完整的资料收集后装订并存放于统一标准 <br />档案盒。 <br /> 7.1.2. 档案盒里存档资料的排列顺序与台账顺序匹配。 <br /> 7.2. 保管与使用 <br /> 7.2.1. 招标资料与合同纸质文档为长期性保存资料， 采用集中保 <br />管形式。 <br /> 7.2.2. 资料要求集中存放于部门资料柜，由专职（或兼职）资料 <br />管理人员管理，部门各 <br />职员手中只能持有正在处理的此类资料。 <br /> 7.2.3. 根据工作需要借阅查看的，必须履行借阅手续方可借阅。 <br />资料管理人员负责借阅 <br />资料的催还。 <br /> 7.2.4. 根据工作情况需要销毁或作废的资料， 资料管理人员必须 <br />造具清册，经部门负责 <br />人批准，方可在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴 <br />定报告和销毁清册必须及时归档。 <br />第三章 附则及其它 <br />第八条 本规则自发布之日起开始施行。 <br />第九条 附件 <br />附件一： <br />附件二： <br />附件三： <br />合同信息表 .xls 招标资料定案归档 <br />明细目录 .xls 工程招标信息统计 <br />表.xls <br />内容仅供参考